Protocollo digitale: OMCeO veneziano al passo

La digitalizzazione del protocollo: un lavoro immenso, che resta nascosto ai più, ma è indispensabile per le leggi sulla trasparenza. Ad accollarselo, da oltre un anno e mezzo ormai, la segreteria amministrativa dell’Ordine dei medici Chirurghi e Odontoiatri della Provincia di Venezia, che ha fatto così tanti passi avanti da essere scelta dalla Federazione Nazionale degli Ordini (FNOMCeO) per coordinare il tavolo istituito sul tema.
«Una premessa, però – spiega Carla Carli, funzionaria in posizione organizzativa della Segreteria dell’Ordine di Venezia, che per prima si è interessata alla questione – è doverosa: negli ultimi due anni gli Ordini professionali sono stati investiti da una quantità di normative, dalla trasparenza amministrativa al codice degli appalti, dalla digitalizzazione della pubblica amministrazione al pagoPA, molto complesse, calate dall’alto come se fossimo un ministero. Norme su cui non c’è differenza tra piccolo e grande ente: devono essere applicate da tutti allo stesso modo. Questo ha oberato tutte le segreterie d’Italia di un immane lavoro di adeguamento, cui è difficilissimo far fronte e che necessariamente resta, per ora, parziale, in quanto le segreterie hanno necessariamente dovuto svolgere parallelamente tutto il lavoro “ordinario” di loro abituale competenza, non essendo stato previsto alcun adeguamento del personale ai maggiori carichi lavorativi».
La Federazione Nazionale ora ha colto questo disagio e ha voluto farlo proprio, istituendo dei tavoli di lavoro che possano in qualche modo aiutare gli Ordini a gestire con più serenità queste norme così complesse. Lo scorso 27 aprile la FNOMCeO ha convocato un gruppo ristretto di 16 Ordini per affrontare tematiche urgenti, tra cui il processo di digitalizzazione. Individuata per ragioni di competenza effettiva proprio dai suoi stessi colleghi – funzionari e Direttori di Segreteria - di Firenze, Imperia, Genova e Roma, sarà Carla Carli a coordinare il sotto-gruppo tematico sul protocollo digitale.

Digitalizzare il protocollo rientra nei processi di aggiornamento e semplificazione della Pubblica Amministrazione e significa, in sostanza, passare da un uso cartaceo dei documenti a un uso esclusivamente digitale. C’è, però, un problema. «Le nostre segreterie, – aggiunge la dottoressa Carli – come pure i grandi enti, non sono pronte per questo passaggio. Bisogna cominciare a costruire un progetto che ci possa portare almeno a gestire in digitale alcuni tipi di documenti».
In prima battuta quelli più importanti prodotti per altre pubbliche amministrazioni «ma poi – aggiunge – si apre tutto un mondo, quello del cittadino e dell’iscritto, in cui si arriverà a gestire in modalità digitale tutta una serie di servizi che oggi passano attraverso la carta, come ad esempio la domanda di iscrizione del neolaureato o il trasferimento dei medici da un Ordine a un altro».
La prima fase di questo importante passaggio è l’aggiornamento di tutti gli strumenti di protocollazione, avviato e condotto dalla segreteria anche grazie a un fondamentale lavoro di squadra. «Da più di un anno – spiega la dotteressa Carli – con tutte le segreterie del Veneto e quella di Trento, a cui si sono aggiunte poi le segreterie di tutti gli Ordini della Toscana, abbiamo cominciato a produrre una serie di documenti tecnici che servono ad avviare questo processo, coadiuvati dai nostri formidabili tecnici informatici, che per primi hanno sollevato la questione».
I fronti su cui si lavora, insomma, sono diversi: innanzitutto sensibilizzare le segreterie al problema, perché prima o poi sarà obbligatorio avere tutto in digitale; in seconda battuta formare il personale ad affrontare il passaggio con competenze di base comuni a tutti; infine produrre strumenti concreti, i manuali operativi, che guidino il personale passo passo.
Il tema è vastissimo e si apre su livelli diversi: si va dai problemi relativi alla privacy alla gestione dei dati sensibili, alla conservazione digitale dei documenti, fino alla creazione di una figura professionale specifica, il data protection operator, un legale formato ad hoc che vigilerà sull’intera gestione della sicurezza e dell’accesso agli atti, su tutta l’attività dell’amministrazione.

Un lavoro reso possibile dal sostegno politico del Presidente dell’Ordine dei Medici e degli Odontoiatri di Venezia, il dottor Giovanni Leoni, sostegno molto apprezzato dal personale di segreteria perché per nulla scontato e dall’importante lavoro del Segretario dottor Luca Barbacane «che – spiega la dottoressa Carli – lungo tutto il suo mandato si è speso molto per creare un pragmatico coordinamento delle Segreterie del Veneto che ora si conoscono, si parlano, si confrontano, lavorano insieme. Certamente l’incubatore collaudato in Veneto, tra le Segreterie delle nostre sette province, ha contribuito a generare la nuova modalità di lavoro che la FNOMCeO ha recentemente recepito e rilanciato su tutto il panorama nazionale, anche per merito della lungimirante visione del dottor Maurizio Scassola, Vicepresidente della Federazione Nazionale, da sempre sostenitore in sede romana della necessità di procedere per aggregazioni funzionali delle Segreterie degli Ordini».
«Voglio sottolineare – aggiunge il Segretario Barbacane – proprio lo spirito di squadra: Venezia ha sicuramente svolto una funzione di traino, ma il lavoro e il sostegno delle altre Segreterie ci ha permesso di caricarci sulle spalle questo fardello. Purtroppo le Segreterie non sono attrezzate né per competenze, essendo una materia nuova, né per risorse umane. Da due anni in qua siamo stati travolti da queste norme cui dover adempiere, su cui sono in difficoltà anche enti grossi con risorse assai più ingenti. La svolta è arrivata quando la Federazione ha finalmente colto questo spirito collaborativo: la nostra volontà di non andare solo per la nostra strada, ma di condividere le competenze, mettendoci a disposizione per far crescere insieme tutti gli Ordini di Italia».

Tra le difficoltà maggiori fin qui incontrate: il cambio di mentalità rispetto alla gestione di determinati processi, cioè una gestione differente delle attività di segreteria, e l’adeguamento della strumentazione tecnologica che deve affiancare il lavoro di formazione del personale. «L’intero staff di segreteria – aggiunge la dottoressa Carli – ha affrontato lo sforzo ad altissimo livello, ma è stata in particolare Rossella Milan a prendersi a cuore questo progetto, riuscendo a rendere concrete le idee astratte che circolavano sui tavoli di lavoro».
Tanti i vantaggi della digitalizzazione, quando sarà completata: tempi più rapidi di esecuzione dei processi, meno possibilità di errori, più efficacia… «La strada, però – concludono Carla Carli e Luca Barbacane – è ancora lunga, siamo solo all’inizio. Ma siamo fiduciosi, anche perché possiamo contare sulla sinergia tra segreteria amministrativa e organi politici che si è concretizzata in questo mandato». Servivano sensibilità ed attenzione, che all’OMCeO veneziano non sono mai mancate.

Chiara Semenzato, giornalista OMCeO Provincia di Venezia

In allegato le comunicazioni della FNOMCeO che assegnano all’OMCeO veneziano il ruolo di coordinamento del tavolo di lavoro sulla digitalizzazione