Protocollo digitale: la marcia inesorabile dell’OMCeO veneziano

AGID dispone, Venezia risponde. L’Agenzia per l’Italia Digitale, istituita con decreto legge n. 83/2012, opera per la modernizzazione della Pubblica Amministrazione (PA) introducendo nuovi processi orientati al miglioramento dei servizi, alla trasparenza dell’azione amministrativa e alla razionalizzazione dei costi.
Nel perseguimento dei criteri di economicità, efficacia e pubblicità dell’azione amministrativa s’inseriscono le regole tecniche per la protocollazione e la conservazione dei documenti informatici: emanate il 3 dicembre 2013 con due distinti decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, tali regole tecniche sono entrate definitivamente in vigore con l’avvenuta pubblicazione nella Gazzetta ufficiale n. 59 del 12.03.2014.

La gestione dei flussi documentali è l’insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Protocollo digitale significa corretta registrazione di protocollo, assegnazione, classificazione, fascicolazione, reperimento e conservazione dei documenti, il tutto gestito informaticamente.

La Segreteria dell’OMCeO veneziano ha iniziato a pensare e a strutturare il suo protocollo digitale dal febbraio 2016, coordinando un tavolo di lavoro veneto che, strada facendo, si è integrato con un analogo gruppo di lavoro della Toscana e della Liguria.
Nell’estate del 2017 il gruppo di lavoro costituito dai funzionari delle Segreterie di quegli Ordini – coordinato dalla dottoressa Carla Carli, funzionario con mansioni organizzative dell’OMCeO Venezia – veniva incaricato dalla Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici e degli Odontoiatri (FNOMCeO) di organizzare una formazione specifica sul Protocollo Digitale per le Segreterie di tutti gli Ordini d’Italia. Così quel gruppo di lavoro ha condiviso con le Segreterie degli Ordini d’Italia il 17 e il 18 ottobre 2017 il Piano di Classificazione del Protocollo Digitale, e lo scorso 21 febbraio 2018 – accolte dal dottor Roberto Monaco, Segretario della FNOMCeO – il Manuale di Gestione, alla presenza di 140 tra impiegati e dirigenti delle Segreterie degli Ordini d’Italia.

Il percorso non è ancora concluso. Su proposta della professoressa Mariella Guercio, Presidente ANAI (Associazione Nazionale Archivisti Italiani), docente di “Gestione e conservazione degli archivi digitali” presso l’Università La Sapienza di Roma, fondamentale formatrice all’interno del gruppo di lavoro di cui sopra, e sempre sotto il patrocinio della FNOMCeO, il 9 e il 10 maggio prossimi si svolgerà alla Sapienza di Roma un corso di formazione sull’archivistica dedicato al personale di Segreteria degli Ordini dei Medici, cui peraltro parteciperà tutto il personale della Segreteria del nostro Ordine, come deliberato dal Consiglio Direttivo nella riunione che si è svolta lo scorso 8 marzo 2018.
In estrema sintesi: grazie all’infaticabile lavoro di due anni del nostro personale di Segreteria, il protocollo digitale adesso c’è!

Luca Barbacane, Segretario OMCeO Provincia di Venezia