Fatture elettroniche: domande e risposte

Il primo gennaio 2019, salvo proroghe che però è probabile non ci siano, entrerà in vigore per imprese e professionisti l’obbligo di emettere fattura elettronica. Un provvedimento che sta causando non pochi malumori. Per cercare di fare un po’ di chiarezza e dare qualche consiglio pratico la Commissione Albo Odontoiatri dell’OMCeO veneziano ha organizzato ieri sera, martedì 30 ottobre 2018, una prima serata informativa sul tema.

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(La segreteria dell'OMCeO veneziano ha già messo a disposizione degli iscritti un piccolo vademecum sulla fattura elettronica. Lo trovate a questo link: http://www.ordinemedicivenezia.it/news/notizie-medici/fattura-elettronica-obbligatoria)

«La fatturazione elettronica – ha spiegato Piero Valenti, componente della CAO veneziana che ha organizzato l’incontro – in realtà non è una novità: chi ha a che fare con la pubblica amministrazione già la deve usare. La novità è che ora diventerà obbligatoria per tutti: dovremo farla anche noi ai nostri pazienti».
Il dentista ha proseguito, poi, illustrando gli strumenti che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente degli utenti (cliccando su questo link si può scaricare il vademecum con le istruzioni). «Sono in sostanza – ha spiegato – una procedura web, accedendo al portale Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia, un software scaricabile su pc e un’applicazione per tablet e smartphone. Per accedere a queste opportunità è necessario accreditarsi con credenziali Spid, o Fisco On Line, o Carta Nazionale dei Servizi. ANDI Veneto, però, ha valutato questi tipi di sistemi, dicendo che non sono di facile utilizzo per noi che facciamo parecchie fatture. Questo lo sa bene anche l’Agenzia delle Entrate che, infatti, nel prospetto informativo dice: “tali procedure sono rivolte soprattutto agli operatori che emettono un numero contenuto di fatture. In alternativa è possibile utilizzare software privati”. Tutti noi usiamo un gestionale e verosimilmente i gestori hanno già messo in atto la possibilità di trasformare la fattura in formato XML».
Bersagliati di domande dalla platea i due protagonisti della serata, Gianluca e Matteo Zandonà, titolari della Servicematica, un’azienda informatica leader nei software a servizio dei professionisti. «La fattura elettronica – hanno detto – non è spaventosa come ve l’hanno dipinta. Di sicuro porterà cambiamenti nella pratica quotidiana del vostro lavoro: non sempre, però, vi farà perdere tempo. In molti casi ve ne farà guadagnare». Ecco alcune delle risposte arrivate durante la serata

Cos’è la fatturazione elettronica? È un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato XML. Tutte le fatture che non avranno questo formato elettronico saranno considerate “non emesse” e quindi passibili di sanzioni.

Come funziona il sistema? Il sistema è composto da un trasmittente, il professionista che emette le fattura, un sistema di interscambio (SdI) e un destinatario. Il professionista compila la fattura elettronica e vi pone la firma digitale. Poi, anziché stamparla o salvarla in pdf, la trasforma in un file XML e la invia, tramite Pec, al Sistema d’interscambio, che ne verifica i dati e, se sono a posto, la consegna al destinatario, con una “ricevuta di recapito”.

Quali strumenti servono per emettere la fattura elettronica? Una casella di Posta Certificata (Pec), una firma digitale e un programma per trasformare il file in formato XML.

Cos’è la firma digitale? È l’equivalente informatico di una firma autografa e consente a un documento elettronico di avere validità legale. È costituita da un dispositivo, una smart card o una chiavetta USB, che contiene un certificato digitale di sottoscrizione: questo consentirà al titolare di firmare digitalmente tutti i propri documenti. La firma digitale è, in sostanza obbligatoria, e scade, dunque va rinnovata, ogni 3 o 5 anni a seconda del service che la offre. La firma digitale non serve solo per la fattura elettronica, ma può essere usata anche in altri ambiti, come nel rapporto con la pubblica amministrazione o per autocertificazioni, richieste di contributi, ricorsi, atti notarili.

La fattura elettronica va conservata? Sì, serve un sistema di conservazione a norma, che garantisca, cioè, la possibilità di recuperare i dati anche in caso di calamità naturali (3 server ad almeno 500 chilometri di distanza l’uno dall’altro). La normativa prevede che le fatture elettroniche vengano conservate per 10 anni sia da chi le emette, sia da chi la riceve.

Le fatture elettroniche che si emettono devono essere stampate? La copia originale della fattura non è più quella di carta, ma quella digitale. Dunque non è obbligatorio stampare e consegnare la fattura elettronica al paziente, a cui, però, andrebbe inviata una lettera che spiega come la sua fattura sia disponibile nel suo “cassetto fiscale” predisposto dall’Agenzia delle Entrate. Il consiglio, allora, è di stampare comunque una copia di cortesia da consegnare al paziente, specificando dove si trova l’originale.

Quali dati sono obbligatori da inserire nella fattura elettronica? Gli stessi della fattura cartacea, l’intestatario, la causale, l’importo, il bollo, a cui si aggiunge l’indirizzo telematico del destinatario.

Cos’è il codice destinatario? È, in pratica, l’indirizzo telematico del paziente dove recapitare le fatture. Se il paziente non comunica alcun indirizzo Pec, sarà sufficiente compilare il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000” se italiano o “XXXXXXX” se straniero. Se si inseriscono solo i 7 zeri, il SdI non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al paziente, ma la metterà a disposizione di quest’ultimo nel suo “cassetto fiscale” predisposto dall’Agenzia delle Entrate.

Come inoltriamo le fatture elettroniche al commercialista? Trasformandole in pdf e girandole a lui o inoltrando direttamente via Pec il file XML generato dal programma.

La fattura elettronica può non essere accettata? Sì se non rispetta i canoni del formato XML. In sostanza quando c’è un errore formale che, però, in genere i software segnalano all’utente prima dell’invio. Se i controlli del SdI non vanno a buon fine, il sistema “scarta” la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto. La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla stessa Pec o allo stesso canale telematico da cui ha ricevuto la fattura elettronica.

Chi è esente dall’emettere fattura elettronica? Chi rientra nei regimi di vantaggio e forfettari:in questi casi si può comunque emettere fatture elettroniche pur non essendo obbligati.

Con la fatturazione elettronica finiranno il sistema TS – Tessera Sanitaria – e lo spesometro? A oggi, non è prevista l’eliminazione del sistema TS, ma la materia è in continua evoluzione. Lo spesometro, invece, dovrebbe essere abolito, ma ancora non si sa quando. Difficile avvenga nel primo anno.

Chiara Semenzato, giornalista OMCeO Provincia di Venezia